Odoo

• Demander l'accès à Odoo à un membre du comité

Comment créer une note de frais

Exemple typique: Achats pour FFH avec ta propre thune

• Section "Resources humaines"
• Notes de frais
• Bouton rouge Créer
• Compléter le formulaire:
  • Employé: toi
  • Description
  • Date du jour
  • Ajouter un élément avec
    • Date de la dépense
    • Détails
    • Prix unitaire
• Cliquer sur Enregister (c'est pas fini!)
• Ajouter scan du justificatif dans "Pièces(s) jointe(s)" en haut
• Cliquer sur "Soumettre au responsable" et envoyer un message à Francois

Comment ajouter une entrée dans la caisse

• Compter et mettre l'argent de la caisse FFH dans la caisse "noir" FIXME
• Dans Odoo, dans l'onglet compatibilité
• Aller dans "Banque et liquidités" et Caisses
• Créer une nouvelle entrée
• Mettre le montant censé etre dans la caisse (en général on fait confiance à Odoo)
• Cliquer sur Ouvrir la caisse
• Ajouter des éléments pour les entrées dans la caisse, en cas de sortie, mettre un nombre négatif
• Ajouter un libelé selon l'entrée (par exemple: Entrée FFH) ainsi qu'un partenaire en cas de reglement de cotisation ou achats chez un fournisseur
• Une fois terminé, cliquer sur Enregistrer
• Le comptable s'occupera de valider l'entrée en cliquant sur Lettrer
• Ne pas oublier de noter également l'entrée sur le papier dans la caisse noire

Importation fichiers Postfinance

Mensuellement.

• Se connecter à https://postfinance.ch avec les accès de FIXME
• Télécharger fichier Account Statement (camt.053) dans Documents.
• Importer le fichier dans Odoo: Comptabilité -> Banque et Liquidité -> Import, spécifier le journal "Postfinance 12-621716-7 (CHF)".

• Faire la reconciliation
  • Selectionner le solde ouvert de chaque entrée
  • Renseigner le Compte
    • 340000 Cotisations, pour les membres
    • 340002 Participation loyer Fablab, pour le loyer du fablab
    • 320000 FFH, pour Twint ou les membres qui paient FFH, ou bien la caisse
    • 420000 FFH, pour les remboursements FFH via postfinance
    • 440000 Prestations / travaux de tiers pour le nom de domaine (CHF 15.50)
    • 450000 Charges d‘énergie pour l‘exploitation, pour l'électricité Romande Energie
    • 600000 Charges de locaux, pour BCV Paiement loyer (CHF 2110.0)
    • 630000 Assurances-choses, droits, taxes, autorisations pour les assurance (CHF 559)
    • 660000 Charges pour évenements, Pour les frais d'AG et événements
    • 690000 Charges financières, pour le "Prix de gestion du compte"
  • Appuyer sur le bouton rouge OK en haut à droit de chaque entrée
• Dans le cas ou un fichier a été importé sans faire la reconciliation
  • Faire la review dans le menu sour Banques et Liquidités > Relevés Banquaires
  • Selectionner un relevé (en bleu)
  • Cliquer sur le bouton rouge Lettrer
• Une fois toutes les entrées reconcieliées, cliquer sur le bouton rouge Fermer sur le relevé