Odoo

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  • Demander l'accès à Odoo à un membre du comité

Comment créer une note de frais

Exemple typique: Achats pour FFH avec ta propre thune

  • Section "Resources humaines"
  • Notes de frais
  • Bouton rouge Créer
  • Compléter le formulaire:
    • Employé: toi
    • Description
    • Date du jour
    • Ajouter un élément avec
      • Date de la dépense
      • Détails
      • Prix unitaire
  • Cliquer sur Enregister (c'est pas fini!)
  • Ajouter scan du justificatif dans "Pièces(s) jointe(s)" en haut
  • Cliquer sur "Soumettre au responsable" et envoyer un message à Francois

Comment ajouter une entrée dans la caisse

  • Compter et mettre l'argent de la caisse FFH dans la caisse "noir" FIXME
  • Dans Odoo, dans l'onglet compatibilité
  • Aller dans "Banque et liquidités" et Caisses
  • Créer une nouvelle entrée
  • Mettre le montant censé etre dans la caisse (en général on fait confiance à Odoo)
  • Cliquer sur Ouvrir la caisse
  • Ajouter des éléments pour les entrées dans la caisse, en cas de sortie, mettre un nombre négatif
  • Ajouter un libelé selon l'entrée (par exemple: Entrée FFH) ainsi qu'un partenaire en cas de reglement de cotisation ou achats chez un fournisseur
  • Une fois terminé, cliquer sur Enregistrer
  • Le comptable s'occupera de valider l'entrée en cliquant sur Lettrer
  • Ne pas oublier de noter également l'entrée sur le papier dans la caisse noire

Importation fichiers Postfinance

Mensuellement.

  • Se connecter à https://postfinance.ch avec les accès de FIXME
  • Télécharger fichier Account Statement (camt.053) dans Documents.
  • Importer le fichier dans Odoo: Comptabilité -> Banque et Liquidité -> Import, spécifier le journal "Postfinance 12-621716-7 (CHF)".

OdooScreenshot1.png

Puis faire la réconciliation dans la foulée.

N.B. Sinon, pour atteindre la réconciliation hors foulée, voir la seciont suivante.

Faire la réconciliation

  • Sélectionner Comptabilité dans les onglets du haut
  • Faire la review dans le menu sour Banques et Liquidités > Relevés Bancaires
  • Sélectionner un relevé (en bleu)
  • Cliquer sur le bouton rouge Lettrer
  • Sélectionner le solde ouvert de chaque entrée
  • Vérifier que le partenaire est correct (le nom du membre), parfois un drop down apparaît lorsque le nom n'est pas reconnu
  • Renseigner le Compte
    • 340000 Cotisations, pour les membres
    • 340002 Participation loyer Fablab, pour le loyer du fablab
    • 320000 FFH ventes, pour Twint ou les membres qui paient FFH, ou bien la caisse
    • 420000 FFH achats, pour les remboursements FFH via postfinance
    • 440000 Prestations / travaux de tiers pour le nom de domaine (CHF 15.50)
    • 450000 Charges d‘énergie pour l‘exploitation, pour l'électricité Romande Energie
    • 600000 Charges de locaux, pour BCV Paiement loyer (CHF 2110.0)
    • 630000 Assurances-choses, droits, taxes, autorisations pour les assurance (CHF 559)
    • 660000 Charges pour événements, Pour les frais d'AG et événements
    • 690000 Charges financières, pour le "Prix de gestion du compte"
  • Appuyer sur le bouton rouge OK en haut à droit de chaque entrée


Une fois toutes les entrées réconciliées, cliquer sur le bouton Fermer le relevé ou depuis le relevé le bouton rouge Fermer sur le relevé

Odoo-felicitations.png

Customisation modele de données

Nous avons ajouté des champs dans la DB:

  • `x_status` dans `res_partner` et dans `user`
  • `x_amount` dans `res_partner` et dans `user`

lors de la création d'une nouvelle base il faut ajouter ces champs.

  • Aller dans la configuration technique (le user doit avec le droit spécifique) https://odoo.fixme.ch/web?#page=0&limit=80&view_type=list&model=ir.model.fields&menu_id=30&action=14
  • Créer les champs avec la configuration suivante
    • Nom de Champs: x_status
    • Libéllé: Status inscription
    • Type de champs: selection
    • Options de selection: [('member_active','Membre actif'),('member_active_student','Membre actif étudiant'),('member_standar','Membre standard'),('non_member','Non membre'),('old_member','Ancien membre')]
    • Modèles: un fois avec "res_partner" et l'autre avec "utilisateurs"

Odoo-fields.png Odoo-fields2.png