Odoo

• Demander l'accès à Odoo à un membre du comité

Comment créer une note de frais

Exemple typique: Achats pour FFH avec ta propre thune

• Section "Resources humaines"
• Notes de frais
• Bouton rouge Créer
• Compléter le formulaire:
  • Employé: toi
  • Description
  • Date du jour
  • Ajouter un élément avec
    • Date de la dépense
    • Détails
    • Prix unitaire
• Cliquer sur Enregister (c'est pas fini!)
• Ajouter scan du justificatif dans "Pièces(s) jointe(s)" en haut
• Cliquer sur "Soumettre au responsable" et envoyer un message à Francois

Comment ajouter une entrée dans la caisse

• Compter et mettre l'argent de la caisse FFH dans la caisse "noir" FIXME
• Dans Odoo, dans l'onglet compatibilité
• Aller dans "Banque et liquidités" et Caisses
• Créer une nouvelle entrée
• Mettre le montant censé etre dans la caisse (en général on fait confiance à Odoo)
• Cliquer sur Ouvrir la caisse
• Ajouter des éléments pour les entrées dans la caisse, en cas de sortie, mettre un nombre négatif
• Ajouter un libelé selon l'entrée (par exemple: Entrée FFH) ainsi qu'un partenaire en cas de reglement de cotisation ou achats chez un fournisseur
• Une fois terminé, cliquer sur Enregistrer
• Le comptable s'occupera de valider l'entrée en cliquant sur Lettrer
• Ne pas oublier de noter également l'entrée sur le papier dans la caisse noire

Importation fichiers Postfinance

Mensuellement.

• Se connecter à https://postfinance.ch avec les accès de FIXME
• Télécharger fichier Account Statement (camt.053) dans Documents.
• Importer le fichier dans Odoo: Comptabilité -> Banque et Liquidité -> Import, spécifier le journal "Postfinance 12-621716-7 (CHF)".

Puis faire la réconciliation dans la foulée.

N.B. Sinon, pour atteindre la réconciliation hors foulée, voir la seciont suivante.

Faire la réconciliation

• Sélectionner Comptabilité dans les onglets du haut
• Faire la review dans le menu sour Banques et Liquidités > Relevés Bancaires
• Sélectionner un relevé (en bleu)
• Cliquer sur le bouton rouge Lettrer

• Sélectionner le solde ouvert de chaque entrée
• Vérifier que le partenaire est correct (le nom du membre), parfois un drop down apparaît lorsque le nom n'est pas reconnu
• Renseigner le Compte
  • 340000 Cotisations, pour les membres
  • 340002 Participation loyer Fablab, pour le loyer du fablab
  • 320000 FFH ventes, pour Twint ou les membres qui paient FFH, ou bien la caisse
  • 420000 FFH achats, pour les remboursements FFH via postfinance
  • 440000 Prestations / travaux de tiers pour le nom de domaine (CHF 15.50)
  • 450000 Charges d‘énergie pour l‘exploitation, pour l'électricité Romande Energie
  • 600000 Charges de locaux, pour BCV Paiement loyer (CHF 2110.0)
  • 630000 Assurances-choses, droits, taxes, autorisations pour les assurance (CHF 559)
  • 660000 Charges pour événements, Pour les frais d'AG et événements
  • 690000 Charges financières, pour le "Prix de gestion du compte"
• Appuyer sur le bouton rouge OK en haut à droit de chaque entrée

Une fois toutes les entrées réconciliées, cliquer sur le bouton Fermer le relevé ou depuis le relevé le bouton rouge Fermer sur le relevé

Customisation modele de données

Nous avons ajouté des champs dans la DB:

• `x_status` dans `res_partner` et dans `user`
• `x_amount` dans `res_partner` et dans `user`

lors de la création d'une nouvelle base il faut ajouter ces champs.

• Aller dans la configuration technique (le user doit avec le droit spécifique) https://odoo.fixme.ch/web?#page=0&limit=80&view_type=list&model=ir.model.fields&menu_id=30&action=14
• Créer les champs avec la configuration suivante
  • Nom de Champs: x_status
  • Libéllé: Status inscription
  • Type de champs: selection
  • Options de selection: [('member_active','Membre actif'),('member_active_student','Membre actif étudiant'),('member_standar','Membre standard'),('non_member','Non membre'),('old_member','Ancien membre')]
  • Modèles: un fois avec "res_partner" et l'autre avec "utilisateurs"